Line Application ไม่สะดวกเ่ท่าไหร่ (ก็เพราะเราใช้ผิดประเภท)

ยุคนี้เทคโนโลยีพัฒนากันอย่างเต็มที่จนทุกอย่างสะดวกรวดเร็วกันไปซะหมดครับ โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับการสื่อสารนั้นดูเหมือนว่าโลกของเรารวมถึงในอวกาศจะไร้พรมแดนจริงๆไปซะแล้ว แถมมีผู้ให้บริการให้เลือกหลากหลายทั้งแบบ Social Network , Group Broadcast และแบบ Personal Message บางค่ายก็ผสมผสานเอาไว้ทั้งหมด มีทั้งฟรีและจ่ายตังค์ ที่คุณๆคงเคยได้ยินได้ใช้กันบ้างแล้ว เช่น Facebook , Twitter , Line , On , Viber , Quebie , Skype  ect. โดยที่มันยังมีข้อดีมากกว่าระบบเก่าหลายอย่าง ทั้งสะดวกรวดเร็วและมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่า

เรื่องความสะดวกคงมีคนพูดถึงเยอะแล้ว ผมเลยแหวกแนวมาบอกเรื่องไม่สะดวกของสิ่งเหล่านี้กันบ้าง โดยเฉพาะปัญหาที่เพิ่งเจอมากับ Application สุดฮิตที่ชื่อ Line ของ http://line.naver.jp/th/ อันเนื่องมาจากในองค์กรธุรกิจของผม เรานิยมใช้ Line เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร ซึ่งดูเหมือนว่าเป็นที่พอใจในความสะดวกรวดเร็วและความตอบสนองการใช้งานได้กว้างขวางของมัน อีกทั้งยังติดตั้งลงในเครื่องหลากหลายตระกูล ทั้ง iPhone, iPad , Android , Black Berry รวมถึงเครื่อง PC และ Notebook ฟังก์ชั่นปรับใช้เป็นการสื่อสารระดับ บุคคล-กับ-บุคคล , บุคคล-กับ-กลุ่มบุคคล ไปจนถึง บุคคล-กับ-บริษัทฯ

แหม..ที่เล่ามานี่มีแต่ข้อดีทั้งนั้นเลย ... ก็อย่างที่บอกว่าเราใช้กันอย่างกว้างขวางครับ แต่ไอ้ที่ว่าไม่สะดวกคือการใช้เป็นสื่อสำหรับแจ้งงานระหว่าง บุคคล-กับ-บริษัทฯ ในกรณีที่เป็นเรื่องรายละเอียดมาก แต่อาจต้องยืนยันหรือสอบทานความเข้าใจกันหลายรอบ เพราะอาจดูเหมือนสะดวกผู้แจ้ง แต่สำหรับผู้รับต้องบอกว่าไม่สะดวกเท่าไหร่เลยครับ ดัวยเหตุผลว่ามันถูกออกแบบมาให้ใช้พูดคุยในกลุ่มซะมากกว่าที่จะใช้กรณีเพื่อติดตามงาน เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น ผมจะแจงเป็นหัวข้อไว้เท่าที่นึกออก ซึ่งอาจไม่ชัดเจนรอบด้านถึง 360 องศาเพราะนี่ก็ไม่ใช่เนื้อหาในหนังสือเรียน แต่เขียนจากประสบการณ์ตรงครับ เอาล่ะเรามาลองดูกันเลยว่าเพราะอะไรมันจึงไม่สะดวกผู้รับ

1.หัวข้อเรื่องอยู่ที่ไหน? เนื่องจากผู้ส่งทุกราย สามารถส่งเรื่องเข้ามาได้แบบง่ายๆ โดยไม่ต้องระบุหัวข้อเรื่อง หรือแม้อยากจะระบุก็ไม่มีช่องให้ระบุแยกจากข้อความได้ชัดเจน ทำให้ไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญและจัดเวลาดำเนินการได้ ... ต้องค่อยๆดูค่อยๆทำ? และปัจจุบันผู้แจ้งเรื่องเข้ามามีปริมาณพอสมควรเลย ทุกอย่างก็เลยยิ่งวุ่นกันเข้าไปอีกครับ

2.อยากรู้ต้องอ่านทั้งชิ้น? เมื่อมีข้อความเข้ามา ก่อนผู้รับจะเปิดดูจะเห็นแค่ส่วนสั้นๆของข้อความนั้นๆ กรณีส่งมายาวๆ ผู้รับจะเห็นข้อความสุดท้ายซึ่งต้องทำให้ต้องเปิดอ่านก่อนจึงจะทราบเรื่องทั้งหมด ทั้งที่ความจริงอยากรู้คร่าวๆเพื่อแยกหมวด (อยากรู้แค่ จากใคร เรื่องอะไร เป็นต้น) ตรงของดั้งเดิมอย่าง Email ทำได้ดีอยู่แล้ว

3.ดูแล้วต้องทำ? ถ้ายังไม่ทำต้องจำไว้เอง (ไม่เตือนแล้วนะ) เมื่อเปิดดูแล้ว ไม่สามารถตั้งค่า ยังไม่อ่าน/เตือนฉันภายหลัง หรือทำครื่องหมายไว้ให้ทราบว่ารายการนี้ยังไม่ได้ทำ เหมือนที่มีใน function ของ Email

จากทั้ง 3 ประการดังกล่าว ผู้รับแจ้งจึงไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญ หรือบริหารเวลาได้ และหากเปิดดูแล้วสถานะการแจ้งเตือนจะหายไป การค้นหาเรื่องกลับมาใหม่ ต้องจำให้ได้ว่า User ที่ส่งเรื่องเข้ามานั้นใช้ user id อะไร ซึ่งบางรายตั้งชื่อภาษาไทย ภาษาอังกฤษ ชื่อเล่น ไปจนถึงนามแฝง และอีกประการก็คือ

4.ข้อมูลหายไปไหน? บ่อยครั้งที่ยังพบว่า ข้อความเก่าที่เคยพูดคุยกันไว้แล้วนั้น ถูกลบหายไปเองจากระบบโดยค้นคืนใดๆไม่ได้ ดังนั้นจะคิดว่าแจ้งผ่านช่องทางนี้แล้วจะมีหลักฐานอ้างอิงได้ก็ไม่แน่เสมอไปครับ ใครใช้บ่อยๆจะเข้าใจดี

5.รู้ได้ทันทีว่าผู้รับสารได้อ่านแล้ว? มันมีส่วนแจ้งผลกลับด้วยครับว่้า "ผู้รับปลายทางอ่านได้อ่านข้อความหรือยัง" ตรงนี้เป็นเรื่องดีนะครับสำหรับการสื่อสาร เพราะในฐานะผู้ส่งเราอยากรู้ว่าเค้าได้รับมั๊ย แต่ท่านครับถ้าอ่านที่ผมพูดถึงมาตั้งแต่ต้นจะพบว่า หากนำมาใช้ในงานจริงๆ ยังไงเค้าก็ต้องเปิดเพราะเค้าไม่รู้ว่าท่านแจ้งเรื่องอะไรเข้ามา แต่เปิดแล้วอาจจะยังไม่ได้จังหวะทำ หรือเขาอาจไม่เปิดเลยจนกว่าจะได้จังหวะทำเพราะกลัวเรื่องการที่มันจะไม่สามารถตั้งค่าให้เตือนรอบสอง แล้วข้อความแจ้งนั้นๆจะหลุด focus , อีกทั้งผมเคยลองเปิดใช้จาก PC บางครั้งยังไม่ได้อ่านแต่ผู้ส่งได้รับข้อความว่าผมอ่านแล้วด้วย เขาเลยคิดว่าผม "รับแล้วเมินเฉย... เป็นเรื่องเลยนะนั่น"

ดังนั้นผมคิดว่าเราควรจัด Line Application เป็น "การสื่อสารทางเลือก" ที่เพิ่มความสะดวก แต่จะให้มีหลักมีฐาน ส่งเอกสารอ้างอิงได้ และติดตามได้ง่าย โดยเฉพาะเรื่องสำคัญเร่งด่วนนั้น อย่าเพิ่งแน่ใจครับ หากจะใช้จริงๆก็ขอให้แน่ใจว่ามีผู้ตอบรับและได้ส่งข้อความกลับมายืนยันเสียก่อน ไม่เช่นนั้นเรื่องที่ส่งเข้ามาอาจไม่ได้ถูกดำเนินการในช่วงเวลาที่ต้องการก็ได้ครับ จบห้วนๆแบบนี้แหละครับ ไว้เจอกันใหม่ในเรื่องต่อๆไป ขอให้ทุกท่านโชคดี ...สวัสดีครับ